Как всё успевать?9 Время чтения

Здравствуйте, друзья! С вами автор блога – Елена Лим. Как все успевать — довольно популярный запрос. Пока я его осваивала, в жизни царил хаос из недоделанных дел. Давайте разбираться вместе, как освободиться от завала, за день переделать дела, да ничего не забыть.   Ведь мы хотим знать, как все успевать и вести планирование, чтобы в конце дня чувствовать себя победителем. У меня нет пошаговой инструкции, поэтому усваивайте налету.

 

Впервые искусство управления временем заинтересовало меня, когда я столкнулась с авралом в своей предпринимательской деятельности. Бесконечные звонки и просьбы не позволяли вовремя справиться с поставленными задачами к концу рабочего дня. Тогда я изучила информацию, как все успевать и мне ее хватило, чтобы привести свои рабочие дела в порядок.

 

Надо сказать, что лет до 32-х этот вопрос меня особо не беспокоил. Я жила, как нормальная семейная женщина, с регулярным походом на работу — 5 дней в неделю. В 2012-м я оставила офис без сожалений.

 

Теперь мне нужно было заниматься продвижением своего интернет-магазина, принимать заказы, заниматься вышивкой и изготовлением славянской одежды, постоянно обучаться интернет-маркетингу. А также заниматься семейными делами, общаться с друзьями и, главное, успевать отдыхать от всего этого. Семья и карьера совместимы, нужно только прокачать свою организованность и скачать лучшие мобильные приложения.

 

Однако, я не предлагаю вам четко следовать графику как зомби. Это особо сложно для мам с грудным ребенком, да и для мам вообще. Прочитав о моем опыте планирования и скачав приложения, вам не нужно будет держать в голове кучу задач. И уже от этого, вы почувствуете себя хорошо.

 

Здесь не будет подробных методик и техник. Я просто делюсь с вами тем, что у меня работает уже несколько лет. Система простая, кому-то поможет, кому-то может не подойти. Решайте сами.

 

Теория управления временем

Первое, что я прочитала в теме тайм-менеджмента, была книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» и его система GTD. Я завела себе коробку со списком для входящих дел, но надолго меня не хватило.

 Сейчас точно знаю, что система GTD – классика личной эффективности. Просто с первого захода она редко кого делает супер-эффективным.
Все получилось, когда я стала использовать сервисы планирования, и уделять больше внимания приоритетным задачам.

Как все успевать?

Как часто в вашей жизни события складываются вне зависимости от ваших намерений? А вас уносит потоком срочных или незапланированных дел?

Помните, что стоит уделять больше внимания важным, а не срочным делам.

Все успеть – просто нереально. Я уверена ваш список дел не умещается на одной странице. Переходим к практике.

 

 

6 способов управления рабочим временем

Это 6 практических советов.Помогут на работе дома и в офисе. Для меня они являются основными постулатами для управления временем:

1. Составление плана на день, месяц, год. Веду в Trello.
2. Выписывание всех своих незавершенных задач на бумагу, чтобы освободить голову и заняться планом на день. До тех пор – пока не полегчает. В первый раз у меня это заняло около 5 дней выписывания задач и целей.
3. На отдельном листе выписываем все дела – разбиваем на приоритетам по сложности А, Б, В. У меня это лягушки, среднячки и длинные. Совсем короткие быстрые дела (до 5 минут) – лучше выполнить сразу, чтобы не мешали. После этого полегчает на душе. А остальные с учетом приоритетности будем выполнять в ближайшее время.
4. Сразу не расписывайте план, лучше постепенно каждый вечер писать план на завтра (или по утрам). А чтобы не забыть, я вношу задачи в планировщик Wunderlist.
5. Самый главный принцип – брать и делать, а не рассуждать, обдумывать, крутить в мыслях, а СДЕЛАТЬ! Вы почувствуете удовлетворение от сделанного. Попробуйте сами.
6. Вечером ведем дневник благодарности жизни и самому себе. Сюда же можно записывать все сделанное за день.

 

 

И если получится не сразу – не отчаивайтесь. Это глобальная привычка успешных людей и начинать нужно уже сейчас. Привычка управления временем важна как для любого бизнеса, так и для авторского проекта. На освоение планированием у меня ушло не менее 2-х лет. И сейчас продолжаю совершенствовать систему работы.

 

Инструменты планирования

А теперь к программам! На этапе планирования задач основными помощниками станут онлайн-сервисов и приложения. Я пользуюсь программами, которые позволяют упростить работу со списком дел. Все 4 инструмента реализованы как сайт и как мобильное приложение. И это намного упрощает пользование за счет синхронизации.

 

Trello – создание досок по темам и списков задач. Сейчас в нем же ведем командную работу по блогу. Там же мечты и годовые цели. Всем советую.

 

Wunderlist – планировщик задач, простой и удобный, он легок в освоении. Здесь мои задачи: лягушки, среднячки и длинные – чувствует себя в безопасности.

 

Создайте папки с текущими проектами, а также списки задач и конкретных пошаговых действий. Подробнее как его использовать поговорим в статье о планировании.

 

EverNote – электронный блокнот, было не совсем просто освоить. На данный момент использую для хранения информации частично. В основном для проектов и составления курсов.

 

Приложение Speed Dial несет на себе распределение по вкладкам ссылок часто используемых сайтов. Я создала вкладки: SMM, мои сайты, тайм, дизайн, аналитика, seo, чтиво, йога, путешествия. Вот как это выглядит. Очень удобно, даже закладками не пользуюсь. Существенно экономит время, когда работаю за компьютером.

 

Расстановка приоритетов – выделяем 1 важное дело

 

Помните, как мы лихо сортировали все задачи по папкам Wunderlist? Теперь при планировании дел на день – выбирайте, чем сегодня займетесь. Новые дела всегда складывайте во входящие. Как будет время – снова сортируете их по папкам. Вот и вся система!

 

Когда приоритеты не расставлены, сосредоточиться порой бывает очень сложно. Алла Пугачева советует: «Делу – время, потехе – час!”

Творческого человека, работающего на дому, отвлекают домашние и другие срочные дела. И нужно уметь организовать свое рабочее время.

 

Итак, подведем итог в 3 простых действия, которые ускорят получение результатов:

• Выписываем все дела на лист бумаги. Что позволит разгрузить голову от необходимости их помнить.
• Выделяем важные дела, продвигающие вас к цели. Занесены в планировщик задач.
• Учимся эффективно выполнять всего 1 важное дело в день (можно и больше, но хотя бы одно). Превращаем это простое правило в привычку.

 

Так просто. 1 дело в день – это 365 дел в год!

Маленькие успехи приближают нас к большой победе.

 

Когда вы успешно завершаете приоритетное дело, у вас повышается вера в себя и улучшается настроение. Я стараюсь сделать его прямо с утра. Одно дело в направлении вашей главной цели будет существенным шагом к успеху. Вполне возможно вам захочется сделать еще больше. Не останавливайте себя.

Потеря концентрации внимания

Есть один коварный враг – это огромное количество интересной и полезной информации в свободном доступе. В наше время расстройством концентрации внимания страдает все больше людей. И нужно приложить определенные усилия, чтобы вернуть себе эффективность:

• выключить уведомления мобильных приложений;
• отказаться от просмотра социальных сетей (хотя бы временно);
• выделить больше времени на отдых, лучше если совместить с прогулкой.

 Сейчас много разного рода программ и тренингов. Но сколько не изучай – делать придется все равно самой. Единственный выход – это действовать.

Перед этим нужно определить, что сделать в первую очередь.

 

Если заметили расфокусировку внимания, вам нужен отдых. А если уже началась прокрастинация? Нужно разбираться откуда растут ее корни: это может быть лень или апатия или вы взялись за дело, которое для вас пока слишком трудно достижимо (так считает подсознание).

 

Наибольшие потери времени случаются при отсутствии четкой картины в голове. Цель не конкретна или этапы ее достижения не понятны.

 

Стратегия качественной жизни

 

Не могу не отметить стратегию минимализма, которую вычитала в книге Грег МакКеон “Эссенциализм”. После ее прочтения я была долго под впечатлением.

 

Кстати, как много вкладок у вас сейчас открыто на компьютере? Не одна, точно))

 

Я встречала и фанатов этой теории, и их ярых оппонентов, искренне выбирающих многозадачность. У меня от нее горит “крыша”. Именно поэтому я стала искать схему для планирования своей жизни и рабочих процессов.

 

На тот момент в моей жизни было много лишнего и на нужное, как казалось, не хватало времени. Идея эссенциализма состоит в рассмотрении принимаемых вариантов, влияющих на вашу жизнь – проектах, задачах, увлечениях. Она направлена на улучшение качества жизни. Вы же знаете, что такое “эссенция”? А теперь примените его к вниманию. Каждое дело, выполняемое с 100-ым вниманием, будет успешно!

 

Автор советует перед тем как принять новую возможность хорошенько подумать. Если вы не готовы четко сказать “Да”, тогда это скорее “Нет”. Каждое новое оставляет меньше времени на старые увлечения. Стоит ли тогда соглашаться?

Регулярно избавляйтесь от хаоса

Для способом подзарядиться и скинуть лишнее за борт является уборка. Мне важно держать чистым свой письменный стол и рабочий компьютерный – тоже. У меня была проведена генеральная уборка в доме. Выкинуто 5 мешков разного барахла.

 

А вот от одежды я избавилась порциями. Честно скажу, мне было жалко расстаться с тем, что я не ношу уже больше года… Поэтому собирала пакет и убирала подальше. Через сезон – уже стало понятно, что эти вещи не нужны и можно отдать или выкинуть.

Всего 3 места нужно держать в чистоте всегда – это рабочее место, компьютер и дамскую сумочку.

 

На обладание вещами уходит часть вашей энергии, поэтому стоит задуматься так ли нужна понравившаяся вещь. На тему минимализма в потреблении очень много интересных статей в интернете. Правило минимализма позволяет жить без лишнего хлама.

 

Колесо баланса

 

И напоследок: последнее мое открытие – это удовлетворение по всем сферам жизни. Вы, наверное, уже знаете о колесе баланса. Я тоже знала, но не принимала его в свою жизнь. Чтобы жить полной жизнью, не уставать и находиться в балансе — просто проставьте задачи, которые хотите осуществить в ближайшее время в каждой из сфер. Конечно же, я делаю это в Trello.

Послесловие

Для каждого устремленного к своей цели человека важно освоить тайм-менеджмент. Невозможно продвинуть с места свой проект, если вы постоянно проваливаетесь по личной эффективности. Эти 4 простых действия помогут вам освободить личную энергию.

1. Следовать решению выполнять задуманное.
2. Выделить приоритетную задачу в направлении вашей цели.
3. Регулярно освобождать голову от задач, что улучшает мыслительную деятельность. Работать с планировщиком.
4. Ведение дневника по вечерам – помогает увидеть щедрость мира и собственную эффективность за день.

 

Надеюсь, моя статья была вам полезна. Только не подумайте, что я живу как робот  и только и думаю, как все успевать. Фиксация задач в планировщиках позволяет возвращаться к задачам и видеть свою эффективность. Мелкие бытовые задачи я так хорошо помню.
Что скажете о дружбе с планированием? Готова принять ваши работающие способы. Мое видео о планировании задач:

Статьи по теме:

Эссенциализм – правило качественной жизни

 

P.S. Мне интересно, как вы осваиваете планирование дел. Сколько времени пытались его освоить, насколько получилось?

Жду ваших живых комментариев!

 

Елена Шаповалова,

помогающая молодым женщинам управлять собственной жизнью

и монетизировать увлечения в любимый проект.

Елена,
помогающая молодым женщинам управлять собственной жизнью
и перевоплощать своё хобби в любимый проект.

Жду Ваших живых комментариев!